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Factura electrónica obligatoria: fechas y qué hacer si eres autónomo o pyme
El 5 de octubre de 2026 se publicó la orden que pone en marcha la factura electrónica entre empresas y autónomos. Ya hay fechas fijas. Aquí tienes a quién afecta, qué cambia en tu día a día y cómo prepararte sin gastar de más.
En 30 segundos. Si facturas a otras empresas o autónomos de España, desde el 6 de octubre de 2028 esas facturas tendrán que ser electrónicas (un año antes, el 6 de octubre de 2027, si facturas más de 8 millones). Un PDF por email no vale. Hacienda tendrá una herramienta gratuita para hacerlo, y además tendrás que avisar de cuándo pagas las facturas de tus proveedores.
Comprueba desde cuándo te afectaEl calendario oficial
La obligación viene de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la desarrolla el Real Decreto 238/2026. Ese real decreto decía que las fechas empezarían a contar cuando se publicara la orden de la solución pública de Hacienda. Esa orden, la Orden HAC/1028/2026, salió en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor al día siguiente. Desde ahí se cuentan 12 meses para las grandes y 24 para el resto:
| Quién | Emitir y recibir | Comunicar pagos |
|---|---|---|
| Facturan más de 8 millones al año | 6 de octubre de 2027 El primer año, con un PDF legible adjunto | 6 de octubre de 2027 |
| Sociedades hasta 8 millones | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2028 |
| Autónomos hasta 8 millones | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2029 Un año más de margen |
Los 8 millones son el volumen de operaciones del año anterior, sin IVA. Casi todos los autónomos y pymes están en el grupo de 2028.
Esta es una ley distinta de Verifactu, y el anuncio de retrasar Verifactu a 2028 no cambia estas fechas: ya están en el BOE. Lo explico aquí.
A quién afecta y a quién no
La regla es sencilla: afecta a las facturas que haces a otros negocios establecidos en España. Es decir, empresas, autónomos, profesionales y comunidades de bienes que tengan aquí su sede, un establecimiento o su domicilio.
- Particulares: no. Tus facturas a clientes que no son negocio siguen igual (si tu programa tiene que cumplir Verifactu, eso va aparte).
- Clientes de fuera de España: no. Solo cuentan los destinatarios establecidos aquí.
- Tickets de caja: los tickets normales (facturas simplificadas) quedan fuera. Pero si un cliente que es negocio te pide que pongas su nombre y su NIF para desgravarlo, ese ticket sí tendrá que ser electrónico.
- Facturas rectificativas: si corriges una factura electrónica, la rectificativa también tiene que ser electrónica.
- País Vasco y Navarra: sí. Es una ley para toda España, y la solución pública se coordinará con las haciendas forales. TicketBAI es otra obligación aparte.
Por qué un PDF no es una factura electrónica
Para esta ley, una factura electrónica es un archivo con los datos ordenados para que los lea un ordenador, no un documento para leer en pantalla. Tiene que ir en uno de estos formatos: UBL, Facturae, CII o EDIFACT. La solución de Hacienda trabaja en UBL.
No hace falta que sepas qué es cada uno. Lo que importa es que una factura hecha en Word o en Excel y mandada en PDF, aunque vaya por email, dejará de valer para tus clientes que sean negocios. El programa o la aplicación de Hacienda genera el archivo bueno sin que tengas que hacer nada técnico.
Cómo se envían: gratis o con tu programa
Hay dos formas de cumplir, y puedes elegir la que te venga mejor:
- La solución pública de Hacienda. La gestiona la Agencia Tributaria y es gratuita para todos. Sirve para enviar y recibir facturas y viene con una aplicación o formulario para hacerlas. Sustituirá a la actual FACeB2B. Encaja si haces pocas facturas a negocios.
- Un programa de facturación o una plataforma privada. Tu programa hace la factura, se la envía al cliente y, a la vez, manda una copia exacta a la solución pública. Encaja si ya usas un programa o haces muchas facturas, porque no tienes que escribir nada dos veces.
Si vas a cambiar de programa por Verifactu, aprovecha: elige uno que cumpla Verifactu y cuyo fabricante diga por escrito que emitirá factura electrónica entre empresas. Así cambias una sola vez.
La parte que casi nadie cuenta: avisar de los pagos
La ley no solo cambia cómo envías las facturas: también cómo las recibes. Cuando un proveedor te mande una factura electrónica, tendrás que comunicar:
- si la aceptas o la rechazas, y en qué fecha;
- cuándo la has pagado entera, y en qué fecha.
El plazo es de 4 días sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales desde que pasa cada cosa. Sirve para que Hacienda vea quién paga tarde a sus proveedores y publicar quién incumple los plazos de la ley de morosidad.
Esto te afecta aunque solo vendas a particulares, porque tus proveedores sí te facturarán en electrónico. Los autónomos personas físicas que facturan hasta 8 millones no tienen que comunicar los pagos hasta el 6 de octubre de 2029. En la práctica lo hará tu programa o la aplicación de Hacienda con un par de clics.
Qué hacer según tu caso
Ya usas un programa de facturación
Pregunta a tu proveedor dos cosas: si emitirá factura electrónica en UBL o Facturae enviando la copia a Hacienda, y si te dejará comunicar los estados de las facturas que recibes. Si la respuesta es que no o que no lo sabe, apunta cambiar antes de 2028, y mejor por uno que también cumpla Verifactu.
Haces las facturas en Word, Excel o a mano
Si facturas a otros negocios, este es tu caso. Si haces pocas, te valdrá la aplicación gratuita de Hacienda cuando esté lista. Si haces más de unas pocas al mes, un programa te ahorrará tiempo y te cubre Verifactu a la vez. No hace falta correr, pero no lo dejes para septiembre de 2028.
Solo vendes a particulares
No tienes que cambiar cómo facturas. Prepárate solo para recibir las facturas de tus proveedores y, cuando te toque, comunicar cuándo las pagas.
Tienes una tienda o un bar con caja
Tus tickets normales no cambian. Pregunta al fabricante de tu caja si podrá emitir una factura electrónica cuando un cliente que es negocio te pida factura con sus datos. Si no, ten la aplicación de Hacienda para esos casos.
Programas de facturación para autónomos
- QuipuPensado para autónomos: facturas, gastos e impuestos trimestrales. Indica en su web que está adaptado a Verifactu; pregúntales su calendario para la factura electrónica.
- TS Facturas (antes Billin)Tiene acceso gratuito y publica su declaración responsable de Verifactu.
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Preguntas frecuentes
¿Hay multa si no la hago?
La ley no fija una multa propia por no emitir factura electrónica a otro negocio. La única multa expresa, de hasta 10.000 €, es para las grandes empresas que no dejan a sus clientes particulares recibir facturas electrónicas. Pero el Real Decreto 238/2026 mete la obligación en el reglamento de facturación, así que una factura que no cumpla puede tratarse como un incumplimiento de las obligaciones de facturación. Confírmalo con tu gestoría si te preocupa.
¿Tengo que cambiar de programa ya?
No por la factura electrónica: tienes hasta octubre de 2028. Lo que puede darte más prisa es Verifactu, que con la ley de hoy llega antes, en 2027. Si cambias, que sea a uno que cumpla las dos cosas.
¿Puedo seguir mandando también el PDF?
Sí, puedes mandarlo además si a tu cliente le viene bien, pero la factura que vale es la electrónica. Las empresas de más de 8 millones están obligadas a adjuntar el PDF durante su primer año.
¿Y si mi cliente todavía no está preparado?
Desde su fecha, tu cliente también estará obligado a recibirla. La solución pública de Hacienda sirve de buzón para todos, así que la factura le llegará igual.
¿Esto lo tiene que hacer mi gestoría?
Depende de quién haga tus facturas. Si las haces tú, lo haces tú con tu programa o con la aplicación de Hacienda. Tu gestoría puede ayudarte a elegir, y te conviene que tenga acceso a tus facturas igual que ahora.
¿Prefieres hacerlo una sola vez y bien? Elegimos juntos un programa que cumpla Verifactu y la factura electrónica, lo contratas a tu nombre y yo cargo tus clientes, productos y plantilla y te dedico una hora para que lo manejes. Precio cerrado.
EscríbemeSi además tienes dudas con Verifactu, empieza por la guía Verifactu para autónomos o el comprobador de Verifactu.
Información general basada en la Ley 56/2007 (artículo 2 bis, modificado por la Ley 18/2022), el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026. No es asesoría fiscal: si tienes dudas sobre tu caso, confírmalo con tu gestoría.